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Tipp: Ablagesystem

3 Fächer – ein cleveres Ablagesystem

Räume ich mit Kunden auf, begegnen mir immer wieder bergeweise Papierstapel, die auf dem Schreibtisch, Nebentischchen, auf dem Boden oder im Regalfach herumliegen. Ein Tohuwabohu aus Papieren – ein völliges Durcheinander, Wirrwar oder Chaos.

Für mich klar erkennbar: Hier fehlt ein gut durchdachtes, sinnvolles und vor allem praktisches Ablagesystem!

Liegen die Papiere doch nicht auf dem Boden, hausen sie oftmals in hohen Türmchen bestehend aus übereinander gestapelten Ablagefächern. Nicht selten bis zu 10-fach hochgestapelt, stehen dann obendrein 3-5 Türme nebeneinander!

Was denken Sie: Eignet sich dieses System als echte Organisationshilfe?

Nach meinen Erfahrungen nicht. Im Gegenteil: Etablieren sich solche Türme erst einmal, geht der Überblick an Unterlagen komplett verloren. Denn es ist praktisch unmöglich, den Inhalt von mehr als 30 einzelnen Fächern im Blick und in Ordnung zu behalten.

Das 3-Ablagesystem

Daher empfehle ich bei meiner Ordnungsarbeit immer wieder ein Ablagesystem bestehend aus nur 3 Ablagefächern oder Schubladen.

Unterteilt in:

  1. ToDo – sehr wichtig mit Termin!
    In dieses Fach kommen alle Dokumente oder Papiere, die dringend und mit Terminangabe zu erledigen sind. Zum Beispiel Rechnungen, die bezahlt werden müssen, und jeglicher Schriftverkehr, der einer Antwort bis zu einem bestimmten Datum bedarf.
  2. ToDo – wichtig, ohne Termindruck
    Dieses Fach beherbergt Papiere, die bearbeitet werden wollen, allerdings ohne Zeitdruck.
  3. Reine Ablage
    Im dritten unteren Fach landen alle Unterlagen, die final bearbeitet wurden und einen Haken für ERLEDIGT vorweisen. Oder die als reine Information einfach nur abgelegt werden.
    Haben sich genügend Papiere in diesem 3. Fach eingefunden, werden die passenden Ordner gezückt und die Unterlagen ordentlich abgeheftet. Somit brauchen Sie nicht jedes Blatt einzeln weg sortieren.

Klingt ganz einfach – ist auch ganz einfach!

Stellen Sie diese 3 Ablagefächer auf eine Ecke Ihres Schreibtisches oder gut sichtbar und greifbar neben sich ins Regal.

Beschriften Sie die 3 Fächer (ToDo-Wichtig, ToDo, Ablage) oder besorgen Sie diese gleich in den 3 Ampelfarben (rot-gelb-grün) wie hier von der Firma Werkhaus zu sehen.

Nutzen Sie konsequent die einzelnen Bereiche in ihrer definierten Funktion.

Lassen Sie die Fächer oder Körbe nicht überquellen bzw. stopfen Sie diese nicht übertrieben voll. Ist die Papiermenge zu groß angewachsen, ist ganz eindeutig Machen, sprich, weg sortieren angesagt.

Noch besser: Legen Sie regelmäßig eine Stunde pro Woche oder pro Monat in Ihrem Kalender fest, in der Sie verbindlich die Ablage bereinigen. Somit sammelt sich erst gar nicht zu viel an.

Mit diesem bewährten 3-Ablagesystem arbeiten Sie überaus effektiv und bekommen Ihren Papierwust garantiert in den Griff.

Übrigens habe ich noch einen Tipp am Rande: Öffnen Sie Ihre Briefe bitte stets umgehend und holen Sie die Schreiben sofort aus den Umschlägen heraus. (Der Umschlag hat dann seinen Dienst getan und darf getrost entsorgt werden.) Aufgefaltet und augenscheinlich gut lesbar gelingt die Zuordnung der Schriftstücke in die drei Fächer viel leichter. Auspacken lohnt sich!

Haben Sie noch Fragen zu diesem Ablagesystem? Kann ich Ihnen beim Sortieren und Ordnen weiterhelfen? Rufen Sie mich einfach an: 06126-991575. Ich freue mich auf den Kontakt mit Ihnen.