06126-991575

Home » Tipps » Tipp: Ablagesystem

Tipp: Ablagesystem

Drei Boot liegen übereinander auf einem Trageständer. Geeignete Ablagesysteme und Ablagefächer erleichtern die Ordnung.

Ablagesystem mit 3 Fächern genügt

Räume ich mit Kunden auf, begegnen mir immer wieder bergeweise Papierstapel, die auf dem Schreibtisch, dem Nebentischchen oder im Regalfach herumliegen. Ein Tohuwabohu aus Papieren – ein völliges Durcheinander, Wirrwar oder Chaos.

Für mich klar erkennbar: Hier fehlt ein gut durchdachtes, sinnvolles und vor allem praktikables Ablagesystem!

Oftmals liegt die Papierflut aber auch gesammelt in mehreren Türmchen aus Ablagefächern bzw. Ablagekörbchen übereinander. Nicht selten bis zu 10-fach hochgestapelt! Obendrein stehen dann auch noch 3-5 Türme nebeneinander. Was denken Sie:

Eignen sich diese hohen Türme als Organisationshilfe?

Nach meinen Erfahrungen nicht. Im Gegenteil: Etablieren sich solche Türme erst einmal, geht der Überblick an Unterlagen oft komplett verloren. Denn den Inhalt von mehr als 30 einzelnen Fächern im Blick und in Ordnung zu behalten, fällt ungeheuer schwer.

Bei meiner Ordnungsarbeit empfehle ich daher immer wieder ein Ablagesystem bestehend aus nur 3 Ablagefächern oder Schubladen. Unterteilt in:

  1. ToDo – sehr wichtig mit Termin!
    In dieses Fach kommen alle Dokumente oder Papiere, die dringend und mit Terminangabe zu erledigen sind. Zum Beispiel Rechungen, die bezahlt werden müssen, und jeglicher Schriftverkehr, der einer Antwort bis zu einem bestimmten Datum bedarf.
  2. ToDo – wichtig, ohne Termindruck
    Dieses Fach beherbergt Papiere, die bearbeitet werden wollen, allerdings ohne Zeitdruck.
  3. Reine Ablage
    Im dritten unteren Fach landen alle Unterlagen, die final bearbeitet wurden und einen Haken für ERLEDIGT vorweisen. Oder die als reine Information einfach nur abgelegt werden. Haben sich genügend Papiere in diesem Fach eingefunden, werden die passenden Ordner gezückt und die Unterlagen ordentlich abgeheftet. Somit brauchen Sie nicht jedes Blatt einzeln wegzusortieren.

Klingt ganz einfach – ist auch ganz einfach!

Stellen Sie diese 3 Ablagefächer auf eine Ecke Ihres Schreibtisches oder gut sichtbar und greifbar neben sich ins Regal. Nutzen Sie die einzelnen Bereiche konsequent in ihrer definierten Funktion. Lassen Sie die Fächer oder Körbe nicht überquellen bzw. stopfen Sie diese nicht übertrieben voll. Ist die Papiermenge zu groß angewachsen, ist handeln, sprich, wegsortieren angesagt.

Noch besser: Legen Sie eine Stunde pro Woche oder pro Monat in Ihrem Kalender fest, in der Sie verbindlich die Ablage bereinigen. Somit sammelt sich erst gar nicht zu viel an.

Mit diesem bewährten System der 3 Ablagefächer arbeiten Sie überaus effektiv und bekommen Ihren Papierwust in den Griff.

Übrigens habe ich noch einen Tipp am Rande: Öffnen Sie Ihre Briefe bitte stets umgehend und holen Sie die Schreiben gleich aus den Umschlägen heraus. (Der Umschlag hat dann seinen Dienst getan und darf getrost entsorgt werden.) Aufgefaltet und augenscheinlich lesbar gelingt die Zuordnung der Schriftstücke in die drei Fächer viel leichter. Auspacken lohnt sich!

Haben Sie noch Fragen zu diesem Ablagesystem? Kann ich Ihnen beim Sortieren und Ordnen weiterhelfen? Rufen Sie mich einfach an: 06126-991575. Ich freue mich auf den Kontakt mit Ihnen.